دبي-محمد البحيري
ينتظر العالم قرار الجمعية العامة للمكتب الدولي لمعارض إكسبو، في نوفمبر 2023، لمعرفة المدينة التي ستحظى بتنظيم معرض إكسبو 2030، من بين العاصمة السعودية الرياض، والإيطالية روما، ومدينة بوسان في كوريا الجنوبية.
فكيف بدأت الرحلة؟ وما إجراءات الترشح؟ وكيف يجري تحديد الدولة الفائزة بتنظيم المعرض؟
يتطلب تنظيم معرض إكسبو عدة سنوات من التخطيط، بدءاً من الإخطار بالترشح وحتى إرث ما بعد الحدث. وهناك 7 خطوات في عملية تنظيم أي معرض إكسبو عالمي أو معرض إكسبو متخصص.
أولاً: الترشيحات
تقدم حكومة الدولة الراغبة في تنظيم معرض إكسبو خطاب ترشيح إلى المكتب الدولي لمعارض إكسبو، يذكر فيه الموضوع المقترح والمدينة والتواريخ المقترحة ومدة المعرض والوضع القانوني للمنظمين. ويجب أن يضمن الخطاب الدعم الكامل من الحكومة.
والمكتب الدولي لمعارض إكسبو هو الجهة الحكومية الدولية المسؤولة عن اتخاذ القرار وتنظيم والإشراف على جميع معارض إكسبو الدولية التي تستمر لأكثر من 3 أسابيع وتكون ذات طبيعة غير تجارية (إكسبو).
وتأسس المكتب في العام 1928 بعضوية 31 دولة، ومع استمرار نجاح معارض إكسبو ارتفع عدد الدول الأعضاء حتى بلغ الآن 179 دولة، تشارك في جميع قرارات المكتب الدولي للمعارض، والذي يقع مقره الرئيسي في باريس.
وللتقدم لتنظيم معرض إكسبو الدولي، يجب على المرشحين تقديم طلباتهم بين 6 و9 سنوات قبل تاريخ الافتتاح المقترح للمعرض.
أما التقدم إلى معارض إكسبو المتخصصة فيتطلب أن يقدم المرشحون طلباتهم ما بين 5 و6 سنوات قبل تاريخ الافتتاح.
وعند استلام ترشيح واحد، يبدأ المكتب الدولي للمعارض (BIE) العد التنازلي لمدة 6 أشهر تتقدم خلالها جميع الدول الأخرى الراغبة في تنظيم نفس المعرض لإخطار المكتب الدولي للمعارض بترشحها.
وفي نهاية مرحلة الترشح التي مدتها 6 أشهر، يغلق المكتب الدولي لمعارض إكسبو قائمة الترشيح.
ويجب أن يكون هناك ما لا يقل عن 15 عاماً بين أي معرضين (معارض إكسبو عالمية أو معارض إكسبو متخصصة) يتم تنظيمهما في نفس الدولة. وإذا لم تكن الحكومة المقدمة للطلب هي الجهة المنظمة للمعرض، يتوجب عليها أن تعترف رسمياً بالمنظمين وتضمن الوفاء بالتزاماتهم.
ثانياً: فحص المشروع
بعد مرحلة الترشح، يدخل جميع المرشحين مرحلة فحص المشروع حيث يقدمون خلالها ملف ترشيح مفصل بناءً على مواصفات محددة.
وتُستخدم ملفات الترشيح هذه كأساس لعمل بعثات استقصاء المكتب الدولي لمعارض إكسبو التي ستقوم بزيارة المدن المرشحة.
بعثة الاستقصاء
يتم تنظيم بعثات الاستقصاء في كل مدينة مرشحة، وتضم أحد نواب رئيس المكتب الدولي للمعارض، ومندوباً واحداً أو أكثر من الدول الأعضاء في المكتب الدولي للمعارض أو الخبراء، بالإضافة إلى السكرتير العام للمكتب.
وتقوم بعثات الاستقصاء بتقييم جدوى مشروع إكسبو، والمناخ السياسي والاجتماعي للدولة والمدينة المرشحة ودعم الأطراف المعنية (الحكومة والسلطات المحلية والمواطنين) للمشروع.
وتتولى البعثات كذلك تقييم كل من: التواريخ والمدة المقترحة للمعرض، والموضوع المقترح للمعرض وتطوير الموضوع، والأهداف العامة والنتائج المتوقعة من المعرض، ومستوى الدعم للمعرض بين المواطنين وجماعات المصالح الخاصة والجماعات السياسية والشركات، والتدابير التشريعية والتنظيمية والتشغيلية والمالية التي تتخذها السلطات المختصة، بما في ذلك دعم البلدان النامية.
كما تقوم بتقييم استراتيجية الاتصالات للترويج للمعرض، وحجم وموقع المعرض المقترح، والمدينة والمنطقة، والمحتوى المخطط للمعرض من حيث الأجنحة والبرامج، وخطط التطوير وما بعد الاستخدام لموقع المعرض، والعدد المتوقع للمشاركين وطبيعة المشاركة، وعدد الزيارات المتوقعة وملفات تعريف الزوار، ومرافق الإقامة المخطط لها للزوار والموظفين، وخطة الجدوى بما في ذلك الميزانية، والتكلفة المقدرة للمشاركة.
ويتم تجميع نتائج بعثات الاستقصاء في تقرير تتم مراجعته من قبل اللجنة التنفيذية للمكتب الدولي للمعارض، والتي تقوم بإرسال المشاريع، التي يرى أنها قابلة للتطبيق، إلى الجمعية العامة. ثم يُطلب من الدول الأعضاء الموافقة على المشاريع التي يتم أخذها في الاعتبار، والتي ستنتقل إلى التصويت النهائي.
حملة المشروع
من أجل حشد الدعم لمشروع إكسبو، تقوم الدول المرشحة بحملات دولية بمجرد تقديم ترشيح مدنها لاستضافة معرض إكسبو.
وخلال كل جمعية عامة للمكتب الدولي لمعارض إكسبو تعقد بين الإخطار بالترشيح والتصويت النهائي، تقدم الدول المرشحة مشروع إكسبو إلى مندوبي الدول الأعضاء في المكتب الدولي للمعارض.
ثالثاً: التصويت
في نهاية مرحلة فحص المشروع، تقوم الدول الأعضاء في المكتب الدولي لمعارض إكسبو بالتصويت، على أساس مبدأ "صوت واحد لكل دولة واحدة"، بالاقتراع السري خلال الجمعية العامة للمكتب، من أجل انتخاب الدولة التي ستستضيف إكسبو.
وتستند الدول الأعضاء في قرارها على نتائج بعثات الاستقصاء، وجاذبية موضوع المعرض المقترح وما إذا كان مناسباً لمشاركتهم في المعرض، فضلاً عن علاقاتهم الثنائية مع الدول المرشحة.
وتُمنح الدول الأعضاء الأولوية على الدول غير الأعضاء في تنظيم معرض إكسبو. وإذا لم تكن الدول الأعضاء مرشحة، فإن الترشيحات من الدول غير الأعضاء تتطلب أغلبية الثلثين في أي جولة تصويت لتأمين الحق في تنظيم المعرض.
وفي حالة وجود مرشح واحد أو اثنين، يُمنح الحق في استضافة معرض إكسبو للدولة التي تحصل على أغلبية بسيطة من الأصوات المؤيدة أو المعارضة.
وإذا كان هناك أكثر من مرشحين، يجب أن تحصل الدولة على أغلبية الثلثين حتى يتم انتخابها من الجولة الأولى. وإذا لم تحصل أي دولة مرشحة على أغلبية الثلثين في الجولة الأولى، يتم استبعاد الدولة التي حصلت على أقل عدد من الأصوات، ثم يجري التصويت مرة أخرى. ويستمر هذا الإجراء حتى تتبقى دولتان فقط من الدول المرشحة. وبعد ذلك يتم انتخاب الدولة المضيفة لمعرض إكسبو بأغلبية بسيطة.
بعد انتخاب الدولة المضيفة، تواصل العمل عن كثب مع المكتب الدولي لمعارض إكسبو لإضفاء الطابع الرسمي على مشروع المعرض.
رابعاً: التسجيل
بعد الانتخابات، يجب على الدولة المضيفة في المستقبل إضفاء الطابع الرسمي على مشروع إكسبو الخاص بها من خلال تقديم خطة تنفيذ كاملة ونهائية للمعرض. وهذا الشكل الرسمي يسمى "التسجيل" للمعارض العالمية و"الاعتراف" للمعارض المتخصصة.
بالنسبة لمعارض إكسبو العالمية، يجب تقديم ملف التسجيل إلى المكتب الدولي للمعارض قبل 5 سنوات على الأقل من تاريخ افتتاح المعرض.
وبالنسبة للمعارض المتخصصة، يجب تقديم ملف الاعتراف قبل 4 سنوات على الأقل من تاريخ افتتاح المعرض.
ويجب أن تتناول ملفات التسجيل أو الاعتراف كلاً من: التدابير التشريعية والمالية، والوضع القانوني لمنظم المعرض، وتطوير الموضوع بما في ذلك اختياره وتعريفه وتطبيقاته بالإضافة إلى الجهود المبذولة للترويج للموضوع على الرأي العام الدولي، ومدة المعرض، والبرنامج الثقافي والفعاليات التي ستقام في المعرض، والمخطط الرئيسي للموقع، والخطة المالية، وخطة ترويجية واتصال أولية (وطنية ودولية)، وخطة ما بعد المعرض، والاستراتيجية التجارية للمنظم.
ويجب أن يكون الملف مصحوباً باللوائح العامة للمعرض، وعقود المشاركة التي سيتم توجيهها إلى المشاركين الدوليين المستقبليين، والمستندات التي تحدد وتضمن التعويض في حالة الإلغاء واللوائح الخاصة المتعلقة بالموضوع، والشروط المالية والمادية للمشاركة وتدابير لتقليل تكاليف المشاركة.
بمجرد تقديمه إلى المكتب الدولي لمعارض إكسبو، تتم مراجعة ملف التسجيل من قبل الدول الأعضاء، وتقوم أمانة المكتب بالتنسيق مع الدولة المنظمة فيما يتعلق بأي أسئلة أو تعديلات.
وبمجرد معالجة جميع النقاط، تفحص اللجنة التنفيذية ملف التسجيل وتوصي بالموافقة عليه من قبل الجمعية العامة، وبمجرد الموافقة عليه، يكون المعرض "مسجلاً" رسمياً في معارض إكسبو العالمية أو "معترفاً به" بالنسبة لمعارض إكسبو المتخصصة. وبعد ذلك تتلقى الدولة المضيفة علم المكتب الدولي للمعارض وعلم إكسبو بهذه المناسبة.
خامساً: التنفيذ
فقط بعد التسجيل أو الاعتراف بمشروع إكسبو تبدأ الدولة المضيفة الاستعدادات بشكل جدي، والتي تشمل: تخطيط وبناء وتشغيل الموقع، وإرسال دعوات رسمية للحكومات من خلال القنوات الدبلوماسية للمشاركة في المعرض، والعمل مع المشاركين ووضع دليل المشاركة، وستكون الدولة المضيفة على اتصال منتظم مع الدول الأعضاء في المكتب الدولي لمعارض إكسبو من أجل تحسين مشاركتها في المعرض.
كما تشمل تلك الاستعدادات: تطوير الموضوع وتنفيذ الأنشطة ذات الصلة، وتخطيط وتنظيم البرامج المتعلقة بتطوير المدينة وثقافتها وفعالياتها، ووضع اللمسات الأخيرة على اللوائح الخاصة وتنفيذها، واستكمال خطط الاتصال والترويج وتنفيذها.
خلال هذه المرحلة، يتعين على الدولة المنظمة للمعرض تقديم تقارير منتظمة إلى المكتب الدولي للمعارض، فتعرض على اللجنة التنفيذية تطورات الاستعداد للمعرض، وتعرض اللوائح الخاصة بالحدث على لجنة القواعد، وتقدم استراتيجية الاتصال الخاصة بمعرض إكسبو إلى لجنة الإعلام والاتصال.
كما تقدم الدولة المنظمة تقريراً مرحلياً شاملاً إلى الجمعية العامة. وقد تقدم الدول الأعضاء في المكتب الدولي للمعارض توصيات و/ أو تطلب اتخاذ تدابير معينة من أجل ضمان حسن سير الاستعدادات وتنظيم المعرض.
بمجرد أن تؤكد الدول والمنظمات الدولية مشاركتها، توقع عقد مشاركة مع الجهة المنظمة. ويتضمن العقد معلومات حول موقع وحجم الجناح.
وستعين حكومة الدولة المشاركة أيضاً مفوضاً عاماً (في حالة معارض إكسبو العالمية) أو مفوضاً (في حالة معارض إكسبو المتخصصة) ليكون الممثل الرسمي للدولة.
خلال مرحلة التنفيذ، يستضيف المنظم، بالتعاون مع المكتب الدولي لمعارض إكسبو، الاجتماعات المنتظمة للمشاركين الدوليين للتنسيق معهم وضمان التسليم السلس لجميع الأجنحة.
علاوة على ذلك، لكل إكسبو، يتم إنشاء لجنة توجيهية تتألف من المفوضين (العامين) من الدول المشاركة المنتخبين من بين الدول الأعضاء في المكتب الدولي لمعارض إكسبو.
وإلى جانب المكتب الدولي لمعارض إكسبو، تضمن اللجنة التوجيهية تطبيق لوائح المعرض وتسهل التنظيم اليومي للمعرض في مرحلة الإعداد وأثناء الحدث نفسه.
سادساً: المعرض
يستمر إكسبو الدولي لمدة تصل إلى 6 أشهر، فيما يستمر المعرض المتخصص لمدة تصل إلى 3 أشهر.
كل يوم، ترحب فرق إكسبو بعشرات الآلاف من الزوار عبر بوابات التذاكر، ويتم تنظيم العشرات من الفعاليات الثقافية والموضوعية.
ولضمان تجارب لا تُنسى للزوار داخل وخارج موقع إكسبو على حد سواء ولتوفير الخدمات اللوجستية الضيقة اللازمة لسير الحدث الضخم بسلاسة، يساهم الآلاف من موظفي إكسبو والمتطوعين والموظفين المشاركين في نجاح إكسبو خلال هذه الفترة.
وخلال فترة المعرض، ينظم المشاركون الدوليون البرامج والفعاليات الثقافية الخاصة بهم، بالإضافة إلى المشاركة في الأنشطة التي ينظمها المعرض.
وكل مشارك دولي لديه أيضاً يوم وطني للاحتفال بمشاركته، وغالباً ما يتضمن زيارات رفيعة المستوى وفعاليات مخصصة.
وفي الفترة التي تسبق المعرض وطوال فترة انعقاده، تُعقد سلسلة من المنتديات والمؤتمرات والندوات ذات الصلة بالموضوع، يشارك فيها المشاركون بالمعرض بالإضافة إلى الخبراء المدعوين.
وغالباً ما يتم تجميع استنتاجات هذه المنتديات في بيان نهائي أو إعلان لتكون جزءاً من الإرث الفكري للمعرض.
سابعاً: ما بعد المعرض
يعد إغلاق المعرض بداية لحياة جديدة للمنطقة. فوفقاً للخطط القديمة الموضحة في ملف التسجيل، يتم تنفيذ خطة إدارة ما بعد المعرض لتناسب أولويات المدينة المضيفة والمنطقة المضيفة.
ويرافق المكتب الدولي لمعارض إكسبو الدول في مرحلة ما بعد المعرض لتنفيذ خطة الإرث.
اقرأ أيضاً:
تصنيفات
